Was bedeutet das? Ein Praxischeck, wie Unternehmen es geschafft haben, ihr Vertragsmanagement erfolgreich als globale Organisationsaufgabe in den Unternehmensalltag zu integrieren. Unsere Praxisbeispiele zeigen, wie abteilungsübergreifend der Vertragslebenszyklus durch bewusste Verantwortung in der gesamten Organisation gemäß der gesetzlichen Vorgaben (GoBD) und den eigenen Compliance- und Risikomanagement gesichert wurde.
Organisation Performance Quotient (OPQ)
Der Organisation Performance Quotient (OPQ) ist ein objektiver, universeller und übergreifender Wert zur Messung der Qualität und Compliance in den Organisationsbereichen und administrativen Prozessen bei der Durchdringung von globalen Organisationsaufgaben (z. B. Vertragsmanagement, Risk/Compliance-Management, BPM, u.a.) und ist zentrales Element der Phase „Capture“ im Phasenmodell der Organisations- und Prozesshandbuch-Methode (OPH), da er wertvolle Anregungen, Diskussionen und Informationen über die Organisation und die Motivation der Mitarbeiter gibt.
Das Organisations- und Prozesshandbuch (OPH) ist eine Beratungs- und Prozessmethode zur Analyse und Beschreibung von administrativen Organisationsprozesse und individuellen Regeln.
Es ist ein Leitfaden basierend auf langjähriger Erfahrung der Experten von The Quality Group zum Aufzeigen der Potenziale und möglichen Verbesserungen einer Organisation. Ziel des OPH ist den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu gestalten und strategische Orientierungen in der Organisationsabläufen einzuleiten.
BLANC & FISCHER Familienholding ist Feuer und Flamme für die TQG businessApp platform.®
Die BLANC & FISCHER Familienholding ist eine Holding im Bereich Küchentechnik. Bekannt für hochwertige Spülen, Armaturen, Induktions- & Gasmulden, Heiz- & Steuerelemente zum Kochen, Backen, Waschen, Trocknen & Geschirrspülen.
Zur Holding gehören die Blanco Gruppe, Blanco Professional Gruppe und die E.G.O. Gruppe. Die BLANC & FISCHER Familienholding ist eine Holding im Bereich Küchentechnik. Bekannt für hochwertige Spülen und Armaturen, Induktions- und Gasmulden, Heiz- und Steuerelemente zum Kochen, Backen, Waschen, Trocknen und Geschirrspülen. Zur Holding gehören die Blanco Gruppe, Blanco Professional Gruppe und die E.G.O. Gruppe.
Entscheidung für die TQG businessApp platform.®
Die BLANC & FISCHER Familienholding hat sich für die TQG businessApp platform.® entschieden, um so das Projekt „Vertragsmanagement & eAkte“ umzusetzen. Mit diesem Projekt soll innerhalb der Abteilung Legal & Compliance eine Plattform zum elektronischen Vertragsmanagement und Aktenmanagement aufgebaut werden.
Darüber hinaus besteht der Wunsch, die Abteilungen TAX sowie Insurance in eine gemeinsame Plattform einzubinden. Das „Aktenmanagement“ geht dabei über das reine „Archivieren“ von unterzeichneten und eingescannten Dokumenten (Verträgen) hinaus. Die Plattform soll den gesamten Verlauf und Umfang eines Vorgangs/Beratung widerspiegeln können. Dazu gehören Dokumente, Notizen, Termine, Metadaten…
Die ausgewählte Plattform soll außerdem für zukünftige Anforderungen anpassbar und erweiterbar sein, z. B. für neue Workflows, elektronische Signaturen oder elektronische Freigabeprozesse, die heute noch nicht absehbar sind.
Vertragsmanagementprojekt „OneBCM“, Hubert Burda Media Holding GmbH
Referenzaussagen
Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von modernsten Softwarelösungen haben wir in mehr als 350 erfolgreichen Vertragsmanagementprojekten mit einem hohen Qualitätsanspruch Aufgabenstellungen für verschiedenste Kunden gelöst:
„Zuverlässige Management Unterstützung!“
„Wir haben unsere Vertragsorganisation und Abläufe reorganisiert und weitestgehend optimiert. Neben Vorteilen in der Zentralisierung an einer Stelle, effizienterer Zusammenarbeit und professioneller Überwachung von Fristen, sind wir in der Lage, mit LCM strategische Entscheidungen des Managements mit den wesentlichen Geschäftsdaten zu unterstützen.“
Cornelius Marguerre, General Counsel, Octapharma AG
“ Ein System für alle“
„Abgesehen von wenigen Ausnahmen werden im System alle Verträge zentral zusammengeführt. Dadurch gewinnt man schnell einen Überblick, langfristiges Suchen in Aktenschränken erübrigt sich und der administrative Aufwand zur Vertragsverwaltung sinkt dadurch deutlich.“
Dr. Hans-Ulrich Geck, Chefsyndikus, NÜRNBERGER Versicherungen AG
„System in die Verträge bringen!“
„Vertragsmanagement ist der systematische Prozess, mit dem Verträge erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, angepasst, ausgewertet, beendet und archiviert werden.
LCM von The Quality Group unterstützt diese Aufgaben signifikant.“
Jörn Lipkow, LL.M., Rechtsanwalt und Corporate Counsel, Carl Zeiss AG
„Vom Papierstapel zum effektiven Vertragsmanagement!“
„Durch den Einsatz von LCM optimieren wir weltweit unsere Prozesse und realisieren eine enorme Zeiteinsparung bei der Verwaltung von Verträgen und Dokumenten.“
Dr. Michael J. Schmitt, Henkel Law Group, Henkel & Co. KGaA
Praxisberichte: So werden Vertragsmanagement Projekte erfolgreich umgesetzt
Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG: Verträge zukunftsicher managen
von Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG
Als global aufgestelltes Unternehmen mit fast 40 Tochterfirmen standen
wir vor der Herausforderung ein System für Verträge und andere
Dokumente (z. B. Patente/Trademarks, wichtige Korrespondenz, sowie
Unternehmensakten etc.) zu finden, welches es uns ermöglicht, wichtige
Informationen und Dokumente direkt aus der Praxis Länder- und Abteilungsgrenzen hinweg mit relevanten Mitarbeitern bzw.
Entscheidungsträgern zu teilen.
Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für alle wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe, unabhängig von den Standorten der verantwortlichen
Personen, genügen…
Lesen Sie hier weiter: Praxis Bericht Octapharma AG
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