Was bedeutet das? Ein Praxischeck, wie Unternehmen es geschafft haben, ihr Vertragsmanagement erfolgreich als globale Organisationsaufgabe in den Unternehmensalltag zu integrieren. Unsere Praxisbeispiele zeigen, wie abteilungsübergreifend der Vertragslebenszyklus durch bewusste Verantwortung in der gesamten Organisation gemäß der gesetzlichen Vorgaben (GoBD) und den eigenen Compliance- und Risikomanagement gesichert und im Vertragsmanagement erfolreich umgesetzt wurde.
Organisation Performance Quotient (OPQ)
Der Organisation Performance Quotient (OPQ) ist ein objektiver, universeller und übergreifender Wert zur Messung der Qualität und Compliance in den Organisationsbereichen und administrativen Prozessen bei der Durchdringung von globalen Organisationsaufgaben (z. B. Vertragsmanagement, Risk/Compliance-Management, BPM, u.a.) und ist zentrales Element der Phase „Capture“ im Phasenmodell der Organisations- und Prozesshandbuch-Methode (OPH), da er wertvolle Anregungen, Diskussionen und Informationen über die Organisation und die Motivation der Mitarbeiter gibt.
Das Organisations- und Prozesshandbuch (OPH) ist eine Beratungs- und Prozessmethode zur Analyse und Beschreibung von administrativen Organisationsprozessen (z. B. im Vertragsmanagement) und individuellen Regeln.
Es ist ein Leitfaden basierend auf langjähriger Erfahrung der Experten von The Quality Group zum Aufzeigen der Potenziale und möglichen Verbesserungen einer Organisation in Bereichen wie dem Vertragsmanagement. Ziel des OPH ist den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu gestalten und strategische Orientierungen in der Organisationsabläufen einzuleiten.
Vertragsmanagement leicht gemacht: BLANC & FISCHER Familienholding ist Feuer und Flamme für die TQG businessApp platform.®
Die BLANC & FISCHER Familienholding ist eine Holding im Bereich Küchentechnik. Bekannt für hochwertige Spülen, Armaturen, Induktions- & Gasmulden, Heiz- & Steuerelemente zum Kochen, Backen, Waschen, Trocknen & Geschirrspülen.
Zur Holding gehören die Blanco Gruppe, Blanco Professional Gruppe und die E.G.O. Gruppe. Die BLANC & FISCHER Familienholding ist eine Holding im Bereich Küchentechnik. Bekannt für hochwertige Spülen und Armaturen, Induktions- und Gasmulden, Heiz- und Steuerelemente zum Kochen, Backen, Waschen, Trocknen und Geschirrspülen. Zur Holding gehören die Blanco Gruppe, Blanco Professional Gruppe und die E.G.O. Gruppe.
Entscheidung für die TQG businessApp platform.®
Die BLANC & FISCHER Familienholding hat sich für die TQG businessApp platform.® entschieden, um so das Projekt „Vertragsmanagement & eAkte“ umzusetzen. Mit diesem Projekt soll innerhalb der Abteilung Legal & Compliance eine Plattform zum elektronischen Vertragsmanagement und Aktenmanagement aufgebaut werden.
Darüber hinaus besteht der Wunsch, die Abteilungen TAX sowie Insurance in eine gemeinsame Plattform einzubinden. Das „Aktenmanagement“ geht dabei über das reine „Archivieren“ von unterzeichneten und eingescannten Dokumenten (Verträgen) hinaus. Die Plattform soll den gesamten Verlauf und Umfang eines Vorgangs/Beratung widerspiegeln können. Dazu gehören Dokumente, Notizen, Termine, Metadaten…
Die ausgewählte Plattform soll außerdem für zukünftige Anforderungen anpassbar und erweiterbar sein, z. B. für neue Workflows, elektronische Signaturen oder elektronische Freigabeprozesse, die heute noch nicht absehbar sind.
Vertragsmanagementprojekt „OneBCM“, Hubert Burda Media Holding GmbH
Referenzaussagen
Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von modernsten Softwarelösungen haben wir in mehr als 350 erfolgreichen Vertragsmanagementprojekten mit einem hohen Qualitätsanspruch Aufgabenstellungen für verschiedenste Kunden gelöst:
„Zuverlässige Management Unterstützung!“
„Wir haben unsere Vertragsorganisation und Abläufe reorganisiert und weitestgehend optimiert. Neben Vorteilen in der Zentralisierung an einer Stelle, effizienterer Zusammenarbeit und professioneller Überwachung von Fristen, sind wir in der Lage, mit LCM strategische Entscheidungen des Managements mit den wesentlichen Geschäftsdaten zu unterstützen.“
Cornelius Marguerre, General Counsel, Octapharma AG
“ Ein System für alle“
„Abgesehen von wenigen Ausnahmen werden im System alle Verträge zentral zusammengeführt. Dadurch gewinnt man schnell einen Überblick, langfristiges Suchen in Aktenschränken erübrigt sich und der administrative Aufwand zur Vertragsverwaltung sinkt dadurch deutlich.“
Dr. Hans-Ulrich Geck, Chefsyndikus, NÜRNBERGER Versicherungen AG
„System in die Verträge bringen!“
„Vertragsmanagement ist der systematische Prozess, mit dem Verträge erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, angepasst, ausgewertet, beendet und archiviert werden.
LCM von The Quality Group unterstützt diese Aufgaben signifikant.“
Jörn Lipkow, LL.M., Rechtsanwalt und Corporate Counsel, Carl Zeiss AG
„Vom Papierstapel zum effektiven Vertragsmanagement!“
„Durch den Einsatz von LCM optimieren wir weltweit unsere Prozesse und realisieren eine enorme Zeiteinsparung bei der Verwaltung von Verträgen und Dokumenten.“
Dr. Michael J. Schmitt, Henkel Law Group, Henkel & Co. KGaA
Praxisberichte: So werden Vertragsmanagement Projekte erfolgreich umgesetzt
Erfolgsfaktor Information Management
von Amalia Arabella Vosteen, Vertragsmanagerin bei der dbh Logistics IT AG
Wann ist das passiert? Wann hat man aufgehört sich um jemanden zu bemühen, Zeit und Muße zu nehmen? Wenn man einen Blick in ein modernes Büro wirft, erkennt man es schnell. Es liegt daran, dass wir alle, einfach viel zu viel auf dem Tisch haben. Denn im Zuge der Digitalisierung landen in unserem E-Mail-Postfach mehr E-Mails pro Minute als wir abarbeiten können. Alles läuft gefühlt nur noch über die digitalen Plattfomen, wo Aufgaben geklärt und verteilt werden. Das tägliche Meeting wird per Skype abgehalten. Eigentlich muss keiner mehr sein Büro verlassen, um zu kommunizieren.
Lesen Sie hier weiter: Praxis Bericht dbh Logistics IT AG
Hier gehts zu weiteren spannenden Success Storys & Praxisberichten:
Success Story Mankiewicz
Success Story AFS
Praxis Bericht Octapharma AG
Vertragsmanagement on the road: diruj Unternehmensjuristen-Kongress 2020
Der diruj Unternehmensjuristen-Kongress 2020, das jährliche Branchentreffen für Unternehmensjuristen und Mitarbeiter in Rechtsabteilungen, im Wandel der Zeit? Etwa 300 Teilnehmer, 50 Referenten aus Kanzleien, Unternehmen und Wissenschaft waren der Einladung nach Berlin gefolgt um dieser Frage nachzugehen.
Viele spannende alltagsnahe Fragen beschäftigten die Kongressteilnehmer im Titanic Chaussee Hotel in Berlin: Europas Zukunft nach dem Brexit, wie verändert sich menschliche Führung im technischen Unternehmensumfeld oder was versteht man unter Innovationskultur im digitalen Zeitalter?
Amalia Arabella Vosteen, Contract Manager bei dbh Logistics IT AG und Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung bei The Quality Group, erläuterten in ihrer Breakout-Session, wie transparentes Vertragsmanagement mit der TQG businessApp platform.® gestaltet werden kann.
The Quality Group blickt auf einen spannenden Kongress mit interessanten Gesprächen und packenden alltagsnahen Themen aus der Wirtschaft zurück.
Praxisberichte: So werden Vertragsmanagement Projekte erfolgreich umgesetzt
„NOVEM“ – die Nürnberger im digitalen Wandel
Um als einer der großen Versicherer Deutschlands attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kunden weiterhin „Einfach den passenden Schutz“ zu bieten, überprüft die Nürnberger regelmäßig all ihre Arbeitsabläufe. Einer dieser Prozesse ist der Vertragsprüfprozess sowie deren Verwaltung. Der Vorstand wollte ihn für das ganze Unternehmen, bereichsübergreifend verbessert und transparent wissen. Mit NOVEM haben sie eine einheitliche IT-Anwendung für das Erstellen, Prüfen, Archivieren und Verwalten von Vertragsbeziehungen eingeführt. Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert und schließlich eingeführt.
Lesen Sie hier weiter: „NOVEM“ – die Nürnberger im digitalen Wandel
Praxisbericht: Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation
Einführung eines Aktenmanagement (LCM) bei Henkel
DiALOG – Award Preisträger 2016
von Dr. Michael J. Schmitt, Senior Corporate Counsel bei der Henkel AG & Co. KGaA
Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall. Die guten Erfahrungen mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführun eine elektronische Alternative zu entwicklen. Der integrative Ansatz, Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein e-Akte-Modul, ist seit April 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.
