Success Story AFS

AFS Aviation Fuel Services GmbH:
„Hohe Nutzerfreundlichkeit ist neben der Funktionalität ein wichtiges Er-folgskriterium“

Im Sommer 2015 hat sich die AFS Aviation Fuel Services GmbH nach Workshops mit verschiedenen Anbietern für die LCM Lösung von
The Quality Group (TQG) entschieden.

Eine SharePoint basierte Lösung für das Vertragsmanagement gab es schon, hundertprozentig zufrieden war die Rechtsabteilung damit allerdings nicht. Bei der Auswahl zwischen verschiedenen Anbietern war deshalb neben der Funktionalität auch die Nutzerfreundlichkeit ausschlaggebend.

„Das ist in etwa so wie der Unterschied zwischen Blackberry und einem iPhone – vom Prinzip können beide dasselbe, das iPhone ist aber in der Bedienung viel handlicher“ stellte die Leiterin der Rechtsabteilung,
Barbara Baurichter, fest.

Über das neue System werden nun mehr als 1.000 Verträge gepflegt. Dafür wurden auch die Prozesse innerhalb des Unternehmens umgestellt. Inzwischen ist ausschließlich die Rechtsabteilung dafür zuständig, neue Verträge einzugeben und bei ihr liegt auch die Vergabe der Lese- und Schreibberechtigungen.
Ein klares Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder Nutzer Zugriff nur auf die Verträge hat, die er für seine Aufgaben benötigt.

Das neue System sorgt für Datensicherheit, Transparenz und lückenlose Fristenkontrolle. Neben der Vertragshistorie wird -soweit erforderlich- auch die Korrespondenz zum Vertrag abgespeichert, damit diese bei auftretenden Zweifelsfragen später herangezogen werden kann.

Die Ansprüche an das neue System wurden in Workshops mit Mitarbeitern aus der Rechtsabteilung, der IT-Abteilung und der TQG erarbeitet. Vorgabe war, dass die Lösung sehr stark an den Unternehmensanforderun-gen orientiert sein muss, etwa wenn es um die Fristen-verfolgung und Laufzeiteinstellung der Verträge geht. In einem Projektplan wurde anschließend detailliert fest-gehalten, wer wann welche Aufgaben zu erledigen hat.

Die klar formulierten Ziele und Nutzeranforderungen seien wichtig für den Erfolg des Projektes gewesen, erklärt Barbara Baurichter. Die Implementierung hat lediglich drei Monate gedauert. Seit 2015 ist die Software im Einsatz und stößt auf breite Akzeptanz im Projektteam wie auch bei den Anwendern der Lösung.