Praxis Bericht Octapharma AG

Verträge zukunftssicher managen

Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG
Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG

Als global aufgestelltes Unternehmen mit fast 40 Tochterfirmen standen
wir vor der Herausforderung ein System für Verträge und andere
Dokumente (z. B. Patente/Trademarks, wichtige Korrespondenz, sowie
Unternehmensakten etc.) zu finden, welches es uns ermöglicht, wichtige
Informationen und Dokumente direkt aus der Praxis Länder- und Abteilungsgrenzen hinweg mit relevanten Mitarbeitern bzw.
Entscheidungsträgern zu teilen.
Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für alle wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe, unabhängig von den Standorten der verantwortlichen
Personen, genügen. Zudem soll das System so umfassend wie möglich
genutzt werden, z. B. um Fristen zu verwalten, Prozesse zu generieren und zu vereinheitlichen (Stichwort BPM) sowie um Unternehmensakten zu führen. Weitere Akten, z. B. für die Patente/Trademarks sollten zusätzlich generiert werden.
Die Ausgangslage stellte eine große Herausforderung dar, da z. B.
wesentliche Informationen – welche zur Entscheidungsfindung benötigt
wurden – gar nicht vorlagen. So wussten wir zwar, wie viele Verträge Octapharma AG geschlossen hat. Die meisten pdf-Versionen dieser Verträge waren auch bereits in einer elektronischen Datenbank abgelegt. Jedoch war diese Datenbank zum einen nicht gut (genug) gepflegt, zum anderen entsprach die Datenbank auch nicht dem heutigen Stand der Technik. So war es uns z.B. nicht möglich auf einen Blick zu erkennen, ob die Verträge, welche in der Datenbank abgelegt waren, noch gültig waren, ob sie vielleicht durch Zeitablauf bereits geendet hatten oder gar zwischenzeitlich eine Kündigung erfolgt war.
Ähnliche Dokumentenverwaltungssysteme waren auch an zwei anderen
Standorten in Betrieb, zudem unterhielten einzelne Abteilung auch
eigene Ablagesysteme oder auch einfach nur Listen, um die wichtigen Verträge und Dokumente zu verwalten. Jedoch wurde dies äusserst
uneinheitlich betrieben und somit war (leider) auch nicht jeder
bestehende Vertrag erfasst.
Wichtig war nun also erst einmal herauszufinden, wie viele aktive Verträge es innerhalb der Octapharmagruppe gibt und wer für diese Verträge zukünftig verantwortlich sein wird. Des Weiteren haben wir die uns gebotene Chance beim Schopfe gepackt, um auch umfassend
aufzuräumen. So wurden z. B. Verträge, welche laut Vertragstext noch
aktiv waren, tatsächlich aber keine Geschäftsbeziehungen mehr mit den
Vertragspartnern unterhalten wurde, im Zuge dieses Aufräumprozesses
gekündigt.

Das Projekt
Zuerst einmal mussten die Grundlagen geschaffen werden; ein Anbieter
gefunden und ein Produkt („LCM“) ausgewählt werden, die Finanzierung
sichergestellt sein, Ressourcen beschafft bzw. das Projektteam bestimmt werden. Wir haben uns entschieden, dass das Projekt aus der Rechtsabteilung heraus geleitet werden soll.
Um die hohe Qualität der Einträge im LCM-System sicherzustellen,
haben wir ein sehr detailliertes Benutzerhandbuch geschrieben, in welchem jeder Schritt der Vertragsanlage beschrieben ist. Jede Entscheidung, welche in der 1. Projektphase getroffen wurde (z. B. welche Vertragstypen oder Dokumententypen es gibt, wie ein Vertragsdokument bezeichnet werden soll oder welche Felder ausgefüllt werden
müssen), ist dort festgehalten.
Zudem haben wir eine Vollzeitkraft angestellt, zu deren Aufgaben sowohl die Schulung der neuen Mitarbeiter (meist via Webex) als auch die Überwachung der Qualität der Einträge zählt.
Zunächst lag unser Hauptaugenmerk auf den aktiven Verträgen der
Octapharma AG, welche mit verhältnismässig geringem Aufwand vom alten Dokumentenablagesystem ins LCM-System übertragen werden
konnten.
Wir haben uns dazu entschieden, jedes Vertragsdokument anzusehen und nur dann einen entsprechenden Vertrag im LCM-System anzulegen, wenn
der jeweilige Vertrag noch aktiv ist. Gleichzeitig haben wir begonnen, die
neu abgeschlossenen Verträge sofort ins LCM-System aufzunehmen.
Andere Mitarbeiter haben ähnliche Aufgaben in den anderen Abteilungen
(z. B. Einkauf) oder anderen Gesellschaften innerhalb der Octapharmagruppe übernommen.
Weitere Meilensteine, wie z. B. die gesamte Übernahme aller Patent- und Markendokumente der Octapharmagruppe in Zusammenarbeit mit einer externen Anwaltskanzlei folgten. Hierzu haben wir die Aktenfunktion genutzt und dabei für jedes Patent bzw. für jede Marke eine Akte pro Land eröffnet. Des Weiteren nutzen wir die Akten für einzelne Projekte sowie für sämtliche unternehmensrelevante Vorgänge von der Gründung bis zur Löschung der Tochtergesellschaften (jeweils eine Akte pro Gesellschaft).
Im Moment sind wir dabei, immer mehr Verantwortung an die einzelnen
Fachabteilungen abzugeben. Dies hat den Vorteil, dass die entsprechenden
Mitarbeiter ihre Verträge am besten kennen und die Rechtsabteilung
entlastet wird. Der Nachteil ist jedoch, dass die Qualitätskontrolle erheblich
erschwert wird, je mehr Personen aktiv Daten im LCM-System eingeben/
bearbeiten und somit auch die Gefahr besteht, dass die Qualität leidet.
Wir rechnen damit, dass in absehbarer Zeit (Plan: 2015) alle aktiven Verträge der Octapharmagruppe im LCM-System ersichtlich sind.
Selbstverständlich hört die Arbeit hier nie ganz auf, da auch wieder neue
Verträge geschlossen werden. Die frei gewordenen Kapazitäten möchten wir dazu nutzen, um unser Augenmerk zukünftig auf die Ausarbeitung und Verbesserung der bestehenden Prozesse (mittels BPM) zu legen sowie LCM auch im Bereich Compliance zu nutzen.